Cara Sinkron Emis Sispena Agar DIA Terisi Semua

Tidak sedikit operator madrasah yang mengeluhkan proses dan tata cara sinkronisasi antar emis dan sispena agar DIA (Data Isian Akreditasi) dapat terisi semua. Memang banyak poin-poin DIA yang mengharuskan data antara sispena dan emis harus sinkron untuk dapat menjawab (mengisi) pilihan dalam poin DIA. Bahkan beberapa diantara poin DIA ada yang terisi otomatis berdasarkan dengan hasil sinkronisasi antara emis dan sispena. Jika EMIS Madrasah belum diisi secara otomatis poin tersebut tidak dapat diselesaikan (diisi).

Bagian-bagian emis madrasah mana saja yang harus diisi agar bisa mengerjakan DIA, inilah yang kerap membuat pusing operator madrasah. Ditambah dengan proses sinkronisasi yang terkadang tidak berjalan dengan lancar.

1. Jenis Isian Poin DIA Sispena

Pengisian Data Isian Akreditasi dalam Sispena secara garis besar terbagi menjadi tiga macam, yaitu:

§  Jawaban terisi otomatis berdasarkan isian Emis

§  Membutuhkan Sinkronisasi antara Emis - Sispena

§  Tidak Membutuhkan Sinkronisasi

Yang pertama adalah poin-poin yang terisi otomatis berdasarkan isian emis yang telah disinkronkan dengan sispena. Pada poin-poin ini, nilai yang diperoleh akan keluar otomatis dan tidak dapat dirubah melalui sispena. Jika ingin melakukan perubahan harus melalui akun emis madrasah masing-masing.

Contoh poin-poin yang terisi otomatis berdasarkan isian emis seperti instrumen Standar Pendidik dan Tendik (untuk SD dan MI) nomor 39 tentang kualifikasi pendidikan PTK dan nomor 40 tentang kepemilikian sertifikat pendidik.

Kedua adalah poin-poin instrumen yang membutuhkan sinkronisasi data dari emis agar instrumen tersebut dapat dijawab. Baik poin yang sama sekali tidak bisa dijawab ketika proses sinkronisasi belum sukses ataupun bisa dijawab tetapi hasilnya tidak bisa maksimal (tidak bisa mendapat poin A) jika sinkronisasi belum sukses.

Untuk jenjang SD dan MI, jenis ini cukup banyak. Yang meliputi instrumen nomor 1, 2, 3, 4, 5, dan 6 (Standar Isi), 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 27, dan 31 (Standar Proses), 36 (Standar Kompetensi Lulusan), 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 52, dan 53 (Standar Pendidik dan Tendik), 55, 57, 62, 63, 73, dan 96 (Standar Sarana Prasarana), 96 (Standar Pembiayaan), 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116. dan 119 (Standar Penilaian Pendidikan).

Yang ketiga adalah poin-poin yang ketika mengerjakan DIA Sispena tidak membutuhkan sinkronisasi antara Emis dengan Sispena. Poin-poin instrumen ini bisa langsung dijawab tanpa harus sinkron dengan emis.

2. Cara Mengisi Emis Agar Sinkron Sispena

Dari poin-poin instrumen dalam DIA Sispena yang harus sinkron dengan Sispena sebagaimana tersebut di atas, seorang operator harus melakukan entri data di Emis agar instrumen akreditasi dapat diisi.

Yang kerap menjadi sumber kebingunan adalah pada bagian mana emis harus diisi agar datanya muncul dan sinkron dengan sispena?

Secara garis besar, cara mengisi emis agar sinkron Sispena atau data emis yang dibutuhkan dalam sinkronisasi adalah:

§  Data Jumlah Siswa, Kelas, dan Rombel

§  Daftar Mata Pelajaran

§  Daftar Pendidik dan Tendik (PTK)

§  Daftar Ruangan dan ukurannya

§  Luas tanah

§  Daftar perlengkapan peruangan

Ketujuhnya, di Sispena, dikelompokkan dalam menu 'Pemutakhiran Data' yang terdiri atas submenu Siswa, Mata Pelajaran, Guru Tenaga Kependidikan, Sarana, dan Prasarana.

Untuk memastikan data sudah sinkron atau belum, setelah melakukan pengeditan (input data) di emis silakan buka Sispena menu Pemutakhiran Data, pilih submenu yang paling sesuai lalu klik "Ambil Data Dapodik / Emis"

3. Data Jumlah Siswa, Kelas, dan Rombel

Data siswa yang dibutuhkan dalam pengisian DIA hanyalah data rekap perrombel, bukan data siswa per-nama (by name).

Sehingga agar sinkron antara emis-sispena dan DIA yang terkait dengan siswa, kelas, dan rombel dapat diisi, maka Emis Madrasah yang harus dilengkapi adalah pada menu "Data Rombongan Belajar".

Menu ini bisa diakses dengan mengklik menu Kelembagaan >> Siswa >> Data Rombongan Belajar

Setelah mengisi Data Rombongan Belajar secara lengkap (termasuk menambahkan rombel, jika belum), lakukan sinkronisasi dengan cara membuka Sispena >> Pemutakhiran Data >> Siswa >> Ambil Data Dapodik / Emis.

Poin-poin instrumen dalam DIA yang terpengaruh dengan hasil sinkronisasi ini antara lain:

Untuk SD/MI : Poin Nomor 5, 11, 12, 14, 15, 16, 36, 55, 57, 63, 73, 108, dan 109

4. Daftar Mata Pelajaran

Pengisian instrumen DIA Sispena juga membutuhkan sinkronisasi data mata pelajaran yang diajarkan di madrasah tersebut. Untuk itu, dalam Emis perlu dilakukan entri mata pelajaran.

Entri mata pelajaran di  dapat dilakukan melalui menu Kelembagaan >> Kegiatan Belajar Mengajar >> Mapel yang Diselenggarakan.

Setelah mengisi data Mapel yang Diselenggarakan di Emis, lakukan sinkronisasi dengan cara membuka Sispena >> >> Pemutakhiran Data >> Mata Pelajaran >> Ambil Data Dapodik / Emis.

Poin-poin instrumen dalam DIA yang terpengaruh dengan hasil sinkronisasi ini antara lain:

§  Untuk SD/MI : Poin Nomor 11, 12, 15, 16, 36, 108, dan 109

5. Daftar Pendidik dan Tendik (PTK)

Poin instrumen akreditasi yang harus sinkron dengan data PTK cukup banyak. Untuk jenjang MI saja ada 37 poin.

Pengisian data PTK agar bisa sinkron di Sispena dan DIA agak rumit juga karena membutuhkan isian di beberapa menu di emis PTK. Untuk memastikan data PTK tersebut muncul di DIA, yang harus dilakukan adalah lakukan sinkronisasi di Sispena dengan cara masuk ke Sispena >> >> Pemutakhiran Data >> Guru Tenaga Pendidikan >> Ambil Data Dapodik / Emis.

Setelah proses sinkronisasi, lihat data yang ditampilkan. Untuk PTK Guru, data pada kolom Nama, Mata pelajaran yang Diampu, Nama Sekolah, Jenis PTK, dan Pendidikan Terakhir harus terisi.

Sedang untuk Tenaga kependidikan kolom yang harus terisi adalah Nama, Nama Sekolah, dan Jenis PTK.

Untuk melengkapi data-data pada kolom-kolom tersebut silakan amati gambar berikut (klik kanan dan buka di tab baru untuk melihat gambar lebih besar).

Penjelasan gambar:

§  Untuk mengisi kolom "Mata Pelajaran yang Diampu" buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Status Keaktifan >> Jenis Guru (Pilih Guru Kelas, Guru Mapel, atau Guru BK) >> Simpan. Pastikan Status Keaktifan sudah Aktif dan Status Tempat Tugas terisi Satminkal.

§  Untuk mengisi kolom "Nomor Sertifikat" seharusnya di menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Informasi Sertifikasi. Namun hingga artikel ini ditulis, ternyata untuk pengisiannya menggunakan data Nomor Ijazah. Sehingga untuk mengisi kolom tersebut yang harus dilakukan adalah masuk ke Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Kualifikasi Pendidikan >> Pilih pilihan Pada kolom Pendidikan Terakhir >> Klik Tombol Tambah Data >> Tambahkan (isi) Riwayat Pendidikan Formal (cukup pendidikan yang terakhir) secara lengkap, terutama No. Ijazah/Sertifikat. Isian Emis pada "No. Ijazah" akan mengisi kolom Nomor Sertifikat di Sispena dan isian Emis "Jenjang" akan mengisi kolom Pendidikan terakhir di Sispena. Terkait dengan upload Ijazah diabaikan dulu tidak masalah.

§  Untuk mengisi kolom "Jenis PTK", buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Aktifitas Penugas Pendidik >> Klik Tambah Data pada bagian Satminkal >> Isikan kolom yang tersedia >> Simpan. Khusus untuk Tenaga kependidikan buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Aktifitas Penugas Tenaga Kependidikan >> Jenis Tugas Utama >> Simpan. 

§  Untuk mengisi kolom "Pendidikan Terakhir", lihat poin 2 di atas.

6. Sarana Prasarana

Terkait dengan sarana dan prasarana sampai dengan artikel ini ditulis, masih banyak yang belum dapat terkoneksi dengan Data Isian Akreditasi (DIA Sispena). Sehingga meskipun terisi dan dapat dikerjakan, beberapa poin instrumen DIA tidak dapat memilih pilihan terbaik (Nilai A).

Namun beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dapat dilakukan antara lain:

§  Luas Tanah diisi dari Emis pada menu Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Kepemilikan Tanah. Saat artikel ini ditulis, yang dibaca oleh Sispena hanya tanah dengan status Milik Sendiri.

§  Luas Lantai Bangunan masih membaca data dari Luas Tanah bukan Luas Bangunan pada emis

§  Jenis Prasarana berdasarkan isian emis pada Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Rincian Data Ruangan. Pada DIA ruangan dengan kondisi selain Baik akan dianggap Tidak Ada. 

§  Data Ruang Kelas, Ukuran, dan Sarana diambil dari data Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Rincian Data Ruangan.

7. Edit Emis, Sinkronkan Pemutakhiran Data, dan Isi atau Simpan DIA

Untuk mengisi DIA sehingga semua instrumen terisi dan bahkan mendapatkan Nilai A (terbaik) jangan pernah bosan untuk melakukan edit kemudian melakukan sinkron pemutakhiran data dan mengisi DIA secara berulang-ulang.

Dalam setiap sinkron ulang, maka poin-poin instrumen yang terkait dengan data tersebut juga mengalami perubahan. Perubahan-perubahan ini membutuhkan aksi "Simpan". Sehingga setelah melakukan sinkron ulang, silakan cek ulang poin-poin instrumen yang terkait dengan data yang disinkronkan tadi kemudian klik kembali tombol Simpan.

8. Nilai Bisa Diedit Ulang

Setelah semua nomor instrumen DIA terisi jangan lupa untuk mengklik tombol "Simpan dan Selesai" yang terletak di pojok kiri bawah. Dengan mengklik tombol ini maka semua isian akan dinilai dan dimunculkan nilai akhir dan peringkat akreditasi yang diraih.

Meski telah melakukan penyimpanan (klik "Simpan dan Selesai" ) DIA tetap dapat dilakukan diedit ulang. Caranya cukup mengklik menu Data Isian Akreditasi >> Lihat Hasil Penilaian >> Edit DIA.

Edit ulang dan pengisian DIA Sispena dibuka hingga akhir Mei 2018.

Itulah beberapa hal yang mungkin saja bermanfaat bagi operator madrasah dalam mengisi emis sehingga datanya bisa sinkron dengan Sispena dan dapat digunakan untuk mengisi instrumen Sispena (DIA).

Sumber: Ayo Madrasah