Pedoman Penerbitan dan Penulisan NISM

Pedoman dan penerbitan NISM (Nomor Induk Siswa Madrasah) sebenarnya telah ditetapkan setahun yang silam. Adalah Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Kemenag Nomor 363 Tahun 2017 tentang Panduan Penerbitan Nomor Induk Siswa Madrasah Jenjang, RA, MI, MTs, dan MA. Namun ternyata masih tidak sedikit madrasahyang kurang memahami regulasi dan aturan tentang penulisan NISM ini.

NISM atau Nomor Induk Siswa Madrasah kode pengenal identitas peserta didik pada satuan pendidikan madrasah yang bersifat unik dan standar untuk dapat membedakan satu peserta didik dengan peserta didik lainnya baik secara internal di lingkungan madrasah yang bersangkutan maupun secara nasional.

NISM sendiri terdiri atas delapan belas digit angka yang terdiri atas Nomor Statistik Madrasah (NSM), tahun masuk peserta didik, dan nomor urut siswa.

Silang pendapat terkait dengan penulisan NISM biasanya terkait dengan empat digit terakhir. Sebagian pihak menuliskan empat digit terakhir tersebut dengan nomor induk siswa lokal sebagaimana yang tertulis di buku induk masing-masing madrasah. Sedangkan pihak lainnya memiliki pandangan yang berbeda. Keempat angka terakhir merupakan nomor urut siswa tiap tahun.

Manakah yang benar?

1. Formulasi Penyusunan NISM

Aturan tentang susunan digit dalam NISM ini telah diatur di poin G (Formulasi Penyusunan NISM) dalam SK Dirjen Pendis Nomor 363 Tahun 2017 tentang Panduan Penerbitan Nomor Induk Siswa Madrasah Jenjang, RA, MI, MTs, dan MA.

Dalam SK Dirjen tersebut termuat tentang formulasi penyusunan NISM yang digambarkan sebagaimana grafis berikut ini.

Dari gambar dan keterangan dalam SK Dirjen Pendis Nomor 363 Tahun 2017 seharusnya sudah cukup jelas.

§  12 digit pertama diiskan dengan Nomor Statistik Madrasah (NSM) yang bersangkutan

§  2 digit berikutnya (digit ke-13 dan ke-14) adalah dua angka terakhir tahun masuk seorang peserta didik ke madrasah yang bersangkutan. Jika seorang siswa diterima di madrasah pada tahun Juli 2017 maka kedua digit ini ditulis "17". Demikian juga bagi siswa pindahan yang diterima di bulan januari 2018 maka ditulis "18".

§  4 digit berikutnya (digit ke-15 s.d ke-18) merupakan nomor urut seorang peserta didik di madrasah tersebut pada tahun tersebut. Nomor ini tiap tahun berulang yang artinya dimulai dari 0001 kembali di setiap tahunnya.

2. Contoh Kasus NISM

Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah contoh kasus penulisan NISM di sebuah madrasah.

Madrasah Ibtidaiyah Ayo Madrasah memiliki NSM 111233180875. Pada tahun pelajaran 2017/2018 menerima siswa baru (saat PPDB) sebanyak 56 siswa. Sedangkan siswa kelas lainnya (kelas 2-6) sejumlah 250 siswa. MI Ayo Madrasah juga telah meluluskan siswa sebanyak 150 siswa.

Salah satu siswa baru kelas 1 di MI Ayo Madrasah bernama Camellia Wiraswati. Kemudian pada September 2017 ada siswa pindahan di kelas 5 bernama Farida Ayu Asriningwulan. Pada awal semester kedua, Januari 2018, lagi-lagi menerima siswa pindahan bernama Atik Nurhasanah yang diterima di kelas 4.

Setelah diurutkan, dari ke-56 pendaftar kelas 1 yang diterima tersebut, Camellia Wiraswati, mendapatkan urutan ke-17. Sedang pada semester sebelumnya (selama Januari - Juli 2017) tidak ada siswa pindahan masuk ke MI itu.

Maka:

§       NISM untuk Camellia Wiraswati adalah 111233180875170017

§       NISM untuk Camellia tidak ditulis, 111233180875170267 (jumlah seluruh siswa kelas 2-6 (250) ditambah nomor urut Camellia (17)). Bukan pula 111233180875170417 (jumlah seluruh siswa dan lulusan (250 + 150) ditambah nomor urut Camellia (17))

§       NISM untuk Farida Ayu Asriningwulan adalah 111233180875170057, karena siswa baru pada saat PPDB ada 56 siswa sehingga Farida Ayu mendapat nomor urut 57.

§       NISM untuk Atik Nurhasanah adalah 111233180875180001, karena Atik pindah pada Januari 2018 sehingga karena telah berganti tahun maka nomor urut diulang lagi dari 0001.

Demikian pedoman penerbitan dan penulisan NISM (Nomor Induk Siswa Madrasah) sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Kemenag Nomor 363 Tahun 2017 tentang Panduan Penerbitan Nomor Induk Siswa Madrasah Jenjang, RA, MI, MTs, dan MA.

Download SK. Dirjen No. 363 Tahun 2017

Sumber: Ayo Madrasah

Rapat Koordinasi

Rapat Koordinasi Operator Madrasah/RA Kab. Tolitoli

Menjelang Akan Berakhirnya Pemutakhiran Data Pendidikan
Tahun Pelajaran 2017/2018

 Tolitoli, 11 Mei 2018

Cara Sinkron Emis Sispena Agar DIA Terisi Semua

Tidak sedikit operator madrasah yang mengeluhkan proses dan tata cara sinkronisasi antar emis dan sispena agar DIA (Data Isian Akreditasi) dapat terisi semua. Memang banyak poin-poin DIA yang mengharuskan data antara sispena dan emis harus sinkron untuk dapat menjawab (mengisi) pilihan dalam poin DIA. Bahkan beberapa diantara poin DIA ada yang terisi otomatis berdasarkan dengan hasil sinkronisasi antara emis dan sispena. Jika EMIS Madrasah belum diisi secara otomatis poin tersebut tidak dapat diselesaikan (diisi).

Bagian-bagian emis madrasah mana saja yang harus diisi agar bisa mengerjakan DIA, inilah yang kerap membuat pusing operator madrasah. Ditambah dengan proses sinkronisasi yang terkadang tidak berjalan dengan lancar.

1. Jenis Isian Poin DIA Sispena

Pengisian Data Isian Akreditasi dalam Sispena secara garis besar terbagi menjadi tiga macam, yaitu:

§  Jawaban terisi otomatis berdasarkan isian Emis

§  Membutuhkan Sinkronisasi antara Emis - Sispena

§  Tidak Membutuhkan Sinkronisasi

Yang pertama adalah poin-poin yang terisi otomatis berdasarkan isian emis yang telah disinkronkan dengan sispena. Pada poin-poin ini, nilai yang diperoleh akan keluar otomatis dan tidak dapat dirubah melalui sispena. Jika ingin melakukan perubahan harus melalui akun emis madrasah masing-masing.

Contoh poin-poin yang terisi otomatis berdasarkan isian emis seperti instrumen Standar Pendidik dan Tendik (untuk SD dan MI) nomor 39 tentang kualifikasi pendidikan PTK dan nomor 40 tentang kepemilikian sertifikat pendidik.

Kedua adalah poin-poin instrumen yang membutuhkan sinkronisasi data dari emis agar instrumen tersebut dapat dijawab. Baik poin yang sama sekali tidak bisa dijawab ketika proses sinkronisasi belum sukses ataupun bisa dijawab tetapi hasilnya tidak bisa maksimal (tidak bisa mendapat poin A) jika sinkronisasi belum sukses.

Untuk jenjang SD dan MI, jenis ini cukup banyak. Yang meliputi instrumen nomor 1, 2, 3, 4, 5, dan 6 (Standar Isi), 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 27, dan 31 (Standar Proses), 36 (Standar Kompetensi Lulusan), 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 52, dan 53 (Standar Pendidik dan Tendik), 55, 57, 62, 63, 73, dan 96 (Standar Sarana Prasarana), 96 (Standar Pembiayaan), 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116. dan 119 (Standar Penilaian Pendidikan).

Yang ketiga adalah poin-poin yang ketika mengerjakan DIA Sispena tidak membutuhkan sinkronisasi antara Emis dengan Sispena. Poin-poin instrumen ini bisa langsung dijawab tanpa harus sinkron dengan emis.

2. Cara Mengisi Emis Agar Sinkron Sispena

Dari poin-poin instrumen dalam DIA Sispena yang harus sinkron dengan Sispena sebagaimana tersebut di atas, seorang operator harus melakukan entri data di Emis agar instrumen akreditasi dapat diisi.

Yang kerap menjadi sumber kebingunan adalah pada bagian mana emis harus diisi agar datanya muncul dan sinkron dengan sispena?

Secara garis besar, cara mengisi emis agar sinkron Sispena atau data emis yang dibutuhkan dalam sinkronisasi adalah:

§  Data Jumlah Siswa, Kelas, dan Rombel

§  Daftar Mata Pelajaran

§  Daftar Pendidik dan Tendik (PTK)

§  Daftar Ruangan dan ukurannya

§  Luas tanah

§  Daftar perlengkapan peruangan

Ketujuhnya, di Sispena, dikelompokkan dalam menu 'Pemutakhiran Data' yang terdiri atas submenu Siswa, Mata Pelajaran, Guru Tenaga Kependidikan, Sarana, dan Prasarana.

Untuk memastikan data sudah sinkron atau belum, setelah melakukan pengeditan (input data) di emis silakan buka Sispena menu Pemutakhiran Data, pilih submenu yang paling sesuai lalu klik "Ambil Data Dapodik / Emis"

3. Data Jumlah Siswa, Kelas, dan Rombel

Data siswa yang dibutuhkan dalam pengisian DIA hanyalah data rekap perrombel, bukan data siswa per-nama (by name).

Sehingga agar sinkron antara emis-sispena dan DIA yang terkait dengan siswa, kelas, dan rombel dapat diisi, maka Emis Madrasah yang harus dilengkapi adalah pada menu "Data Rombongan Belajar".

Menu ini bisa diakses dengan mengklik menu Kelembagaan >> Siswa >> Data Rombongan Belajar

Setelah mengisi Data Rombongan Belajar secara lengkap (termasuk menambahkan rombel, jika belum), lakukan sinkronisasi dengan cara membuka Sispena >> Pemutakhiran Data >> Siswa >> Ambil Data Dapodik / Emis.

Poin-poin instrumen dalam DIA yang terpengaruh dengan hasil sinkronisasi ini antara lain:

Untuk SD/MI : Poin Nomor 5, 11, 12, 14, 15, 16, 36, 55, 57, 63, 73, 108, dan 109

4. Daftar Mata Pelajaran

Pengisian instrumen DIA Sispena juga membutuhkan sinkronisasi data mata pelajaran yang diajarkan di madrasah tersebut. Untuk itu, dalam Emis perlu dilakukan entri mata pelajaran.

Entri mata pelajaran di  dapat dilakukan melalui menu Kelembagaan >> Kegiatan Belajar Mengajar >> Mapel yang Diselenggarakan.

Setelah mengisi data Mapel yang Diselenggarakan di Emis, lakukan sinkronisasi dengan cara membuka Sispena >> >> Pemutakhiran Data >> Mata Pelajaran >> Ambil Data Dapodik / Emis.

Poin-poin instrumen dalam DIA yang terpengaruh dengan hasil sinkronisasi ini antara lain:

§  Untuk SD/MI : Poin Nomor 11, 12, 15, 16, 36, 108, dan 109

5. Daftar Pendidik dan Tendik (PTK)

Poin instrumen akreditasi yang harus sinkron dengan data PTK cukup banyak. Untuk jenjang MI saja ada 37 poin.

Pengisian data PTK agar bisa sinkron di Sispena dan DIA agak rumit juga karena membutuhkan isian di beberapa menu di emis PTK. Untuk memastikan data PTK tersebut muncul di DIA, yang harus dilakukan adalah lakukan sinkronisasi di Sispena dengan cara masuk ke Sispena >> >> Pemutakhiran Data >> Guru Tenaga Pendidikan >> Ambil Data Dapodik / Emis.

Setelah proses sinkronisasi, lihat data yang ditampilkan. Untuk PTK Guru, data pada kolom Nama, Mata pelajaran yang Diampu, Nama Sekolah, Jenis PTK, dan Pendidikan Terakhir harus terisi.

Sedang untuk Tenaga kependidikan kolom yang harus terisi adalah Nama, Nama Sekolah, dan Jenis PTK.

Untuk melengkapi data-data pada kolom-kolom tersebut silakan amati gambar berikut (klik kanan dan buka di tab baru untuk melihat gambar lebih besar).

Penjelasan gambar:

§  Untuk mengisi kolom "Mata Pelajaran yang Diampu" buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Status Keaktifan >> Jenis Guru (Pilih Guru Kelas, Guru Mapel, atau Guru BK) >> Simpan. Pastikan Status Keaktifan sudah Aktif dan Status Tempat Tugas terisi Satminkal.

§  Untuk mengisi kolom "Nomor Sertifikat" seharusnya di menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Informasi Sertifikasi. Namun hingga artikel ini ditulis, ternyata untuk pengisiannya menggunakan data Nomor Ijazah. Sehingga untuk mengisi kolom tersebut yang harus dilakukan adalah masuk ke Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Kualifikasi Pendidikan >> Pilih pilihan Pada kolom Pendidikan Terakhir >> Klik Tombol Tambah Data >> Tambahkan (isi) Riwayat Pendidikan Formal (cukup pendidikan yang terakhir) secara lengkap, terutama No. Ijazah/Sertifikat. Isian Emis pada "No. Ijazah" akan mengisi kolom Nomor Sertifikat di Sispena dan isian Emis "Jenjang" akan mengisi kolom Pendidikan terakhir di Sispena. Terkait dengan upload Ijazah diabaikan dulu tidak masalah.

§  Untuk mengisi kolom "Jenis PTK", buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Aktifitas Penugas Pendidik >> Klik Tambah Data pada bagian Satminkal >> Isikan kolom yang tersedia >> Simpan. Khusus untuk Tenaga kependidikan buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Aktifitas Penugas Tenaga Kependidikan >> Jenis Tugas Utama >> Simpan. 

§  Untuk mengisi kolom "Pendidikan Terakhir", lihat poin 2 di atas.

6. Sarana Prasarana

Terkait dengan sarana dan prasarana sampai dengan artikel ini ditulis, masih banyak yang belum dapat terkoneksi dengan Data Isian Akreditasi (DIA Sispena). Sehingga meskipun terisi dan dapat dikerjakan, beberapa poin instrumen DIA tidak dapat memilih pilihan terbaik (Nilai A).

Namun beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dapat dilakukan antara lain:

§  Luas Tanah diisi dari Emis pada menu Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Kepemilikan Tanah. Saat artikel ini ditulis, yang dibaca oleh Sispena hanya tanah dengan status Milik Sendiri.

§  Luas Lantai Bangunan masih membaca data dari Luas Tanah bukan Luas Bangunan pada emis

§  Jenis Prasarana berdasarkan isian emis pada Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Rincian Data Ruangan. Pada DIA ruangan dengan kondisi selain Baik akan dianggap Tidak Ada. 

§  Data Ruang Kelas, Ukuran, dan Sarana diambil dari data Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Rincian Data Ruangan.

7. Edit Emis, Sinkronkan Pemutakhiran Data, dan Isi atau Simpan DIA

Untuk mengisi DIA sehingga semua instrumen terisi dan bahkan mendapatkan Nilai A (terbaik) jangan pernah bosan untuk melakukan edit kemudian melakukan sinkron pemutakhiran data dan mengisi DIA secara berulang-ulang.

Dalam setiap sinkron ulang, maka poin-poin instrumen yang terkait dengan data tersebut juga mengalami perubahan. Perubahan-perubahan ini membutuhkan aksi "Simpan". Sehingga setelah melakukan sinkron ulang, silakan cek ulang poin-poin instrumen yang terkait dengan data yang disinkronkan tadi kemudian klik kembali tombol Simpan.

8. Nilai Bisa Diedit Ulang

Setelah semua nomor instrumen DIA terisi jangan lupa untuk mengklik tombol "Simpan dan Selesai" yang terletak di pojok kiri bawah. Dengan mengklik tombol ini maka semua isian akan dinilai dan dimunculkan nilai akhir dan peringkat akreditasi yang diraih.

Meski telah melakukan penyimpanan (klik "Simpan dan Selesai" ) DIA tetap dapat dilakukan diedit ulang. Caranya cukup mengklik menu Data Isian Akreditasi >> Lihat Hasil Penilaian >> Edit DIA.

Edit ulang dan pengisian DIA Sispena dibuka hingga akhir Mei 2018.

Itulah beberapa hal yang mungkin saja bermanfaat bagi operator madrasah dalam mengisi emis sehingga datanya bisa sinkron dengan Sispena dan dapat digunakan untuk mengisi instrumen Sispena (DIA).

Sumber: Ayo Madrasah

SKAKPT

Kasus dan Solusi Dalam Cetak SKAKPT di Simpatika

S36c dan S36d merupakan bukti persetujuan dari Ajuan S36a dan S36b. Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT merupakan menu baru di Simpatika semester ini. Tujuannya adalah untuk penyederhanaan proses pemberkasan TPG madrasah.

Setelah PTK mengisi SKAKPT dan mencetak Ajuan SKAKPT (S36a atau S36b), ajuan itu kemudian diverifikasi dan validasi oleh Admin Kabupaten/Kota bagi PTK yang bersatminkal di madrasah swasta dan oleh Kepala Madrasah Negeri bagi yang bersatminkal di MTs Negeri dan MA Negeri.

Setelah disetujui, maka terbitlah S36c atau S36d.

S36c atau S36d ini dicetak oleh masing-masing PTK di akun PTK masing-masing, untuk setiap bulan.

Untuk bisa melakukan pencetakan, seorang PTK harus telah disetujui ajuan SKMT dan SKBK (terbit S29e), berstatus layak mendapat tunjangan, dan telah disetujui ajuan perubahan data SKAKPT (form S36a/b).

1. Cara Mencetak SKAKPT

Untuk mencetak, PTK tinggal login ke akun Simpatika masing-masing. Pilih menu SKAKPT. Di bagian tengah atas akan muncul menu "Cetak SKAKPT", tepat di samping menu "Kelengkapan Data" yang sebelumnya digunakan untuk mengisi data perpajakan dan rekening TPG. Selanjutnya:

§  Klik menu "Cetak SKAKPT"

§  Pilih Tahun

§  Muncul daftar bulan yang tersedia, klik pada logo print di bulan yang akan dicetak

§  Muncul form S36c (PNS) dan S36d (Non-PNS)

§  Lakukan penyimpanan ke PDF atau cetak langsung

2. Kasus Menu Cetak SKAKPT Tidak Tersedia

Permasalahan pertama adalah menu untuk mencetak SKAKPT tidak muncul di akun PTK. Submenu yang seharusnya ada di samping submenu Kelengkapan Data ini tidak ada.

Kasus semacam ini, lebih dikarenakan oleh faktor cache atau riwayat browser yang digunakan. Browser masing saja menampilkan tampilan yang tersimpan (riwayat) saat membuka menu SKAKPT yang tidak memiliki tombol Cetak SKAKPT.

Cara mengatasi kasus ini ada beberapa. Bisa dengan membersihkan cache dan riwayat browser, menggunakan browser atau komputer yang berbeda, atau bisa juga dengan menggunakan mode penyamaran atau incognito yang dimiliki oleh setiap browser.

cara membersihakn cache browser Google Chrome:

§  Klik menu kontrol (gambar tiga garis bersusun) di pojok kanan atas

§  Klik 'Alat Lainnya'

§  Klik 'Hapus data penjelajahan'

§  Muncul kotak dialog 'Hapus data penjelajahan'

§  Centang pada jenis informasi (terutama 4 jenis teratas)

§  Klik 'Hapus data penjelajahan'

§  Jika perlu, restat (tutup lalu buka lagi) browser Anda

Sedang untuk firefox, caranya:

§  Klik menu kontrol (gambar tiga garis bersusun) di pojok kanan atas

§  Terbuka tab pengaturan

§  Klik menu Privasi & Keamanan (di sebelah kiri)

§  Pada bagian tengah, di bawah riwayat, klik tulisan "membersihkan riwayat terakhir"

§  Muncul jendela "Bersihkan Riwayat terakhir"

§  Pilih jangka waktu "Semuanya"

§  Pada bagian detail, contreng terutama empat pilihan teratas

§  Klik "Bersihkan Sekarang"

Jika kesulitan dengan teknis membersihkan riwayat browser, silakan menggunakan browser atau komputer yang berbeda, atau bisa juga dengan menggunakan mode penyamaran atau incognito yang dimiliki oleh setiap browser.

3. Kasus S36 Belum Diselesaikan

Kasus berikutnya, setelah mengklik menu "Cetak SKAKPT" muncul pilihan tahun dan bulan SKAKPT tetapi dengan tulisan "TIDAK DITERBITKAN, S36 BELUM DISELESAIKAN"

Kasus seperti ini disebabkan oleh S36 belum disetujui oleh Admin Kabupaten/Kota (bagi yang satminkal di madrasah swasta) atau oleh Kepala Madrasah Negeri (bagi satminkal madrasah negeri).

Belum disetujui bisa karena beberapa sebab, yang antara lain:

§  Admin Kab/Kota tidak menyetui karena ada kesalahan data atau persyaratan yang kurang lengkap.

§  S36a atau S36b belum disetorkan ke Admin Kab/Kota atau Kepala Madrasah Negeri

Solusinya, silakan melakukan kordinasi dengan operator madrasah atau admin Kab/Kota sehingga akan diketahui penyebabnya.

4. Kasus Kode Satker Belum Dilengkapi

Untuk dapat melakukan pencetakan S36c/d, Kepala Madrasah Negeri/Admin Madrasah Negeri atau Admin Kab/Kota harus telah mengisikan kode satker di akun instansinya. Karena kode satker ini nantinya kan ikut muncul dalam SKAKPT.

Untuk mengisikan kode Satker caranya cukup mudah. 

§  Admin atau Kamad pada madrasah negeri atau Admin Kab/Kota login ke akunnya masing-masing.

§  Pilih layanan instansi (Madrasah atau Kemenag)

§  Klik menu "Kelola Instansi"

§  Klik menu "Profil Instansi"

§  Klik menu "Lihat Info Kantor Kemenag Kota/Kab"

§  Klik tanda pensil pada kolom "Satker"

§  Isikan Kode Satker

§  Simpan

Sehingga bagi PTK yang ketika akan mencetak SKAKPT muncul peringatan "TIDAK DITERBITKAN, KODE SATKER BELUM DILENGKAPI", silakan untuk menunggu Admin di tingkat atasnya dalam memasukkan kode satker.

Itu beberapa kasus dan solusi penyelesaikan dalam mencetak SKAKPT di layanan Simpatika. Semoga bermanfaat.

Sumber: Ayo Madrasah: Kasus dan Solusi Dalam Cetak SKAKPTdi Simpatika

5 BUDAYA KERJA KEMENTERIAN AGAMA